Was ist der digitale Personalfragebogen im kanzlei.land und wie kann ich diesen nutzen?

Erfahren Sie in diesem Artikel, was der digitale Personalfragebogen im kanzlei.land ist und wie Sie diesen nutzen.

Im kanzlei.land können neue Arbeitnehmer direkt im Lohnmodul angelegt und die nötigen Personalstammdaten über den digitalen Personalfragebogen vom Arbeitnehmer eingeholt werden. Die so gesammelten Stammdaten werden als PDF-Auswertung im System abgelegt. Zusätzlich stehen alle Daten auch als Datensatz für den Import in DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt zur Verfügung.

Voraussetzungen

• Für das entsprechende Mandat ist das Modul Lohnbuchhaltung aktiviert

Um einen digitalen Personalfragebogen anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das gewünschte Mandat

2. Navigieren Sie in den Menüpunkt „Lohnbuchhaltung“

3. Wechseln Sie in den Reiter „Arbeitnehmer“

4. Klicken Sie oben links auf den Button „+ Arbeitnehmer hinzufügen“

5. Füllen Sie die markierten Pflichtfelder (Anrede, Vorname, Nachname)

6. Selektieren Sie im unteren Bereich den Punkt „Personalfragebogen starten“

7. Klicken Sie „Speichern“

8. Wählen Sie die entsprechende Vertragsart für den neuen Arbeitnehmer aus
9. Klicken Sie auf „Fortfahren“
10. Erfassen Sie die Grunddaten zum Personalfragebogen
11. Klicken Sie auf „Arbeitnehmer anlegen“
12. Im nächsten Schritt können Sie entscheiden, ob die Erfassung der Stammdaten durch die Sie selbst oder den neuen Arbeitnehmer selbstständig durchgeführt werden soll:
    
    1. Setzen Sie den Haken bei „Vom Arbeitnehmer“
       
       1. Klicken Sie auf „Fortfahren“
       2. Erfassen Sie die Mail-Adresse des Arbeitnehmers
       3. Schließen Sie den Vorgang über den Button „E-Mail jetzt an den Arbeitnehmer senden“ ab

Der Arbeitnehmer erhält nun eine E-Mail inkl. Link zum Interview für die Stammdatenerfassung. Das Stammdateninterview prüft die Angaben des Arbeitnehmers auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben (Aufbau der Sozialversicherungsnummer, IBAN etc.). Sobald der Fragebogen vom Arbeitnehmer komplett ausgefüllt und abgeschlossen wurde, wird systemseitig eine Benachrichtigung über die bereitgestellten Daten ausgelöst.

1. 1. Setzen Sie den Haken bei „Von Ihnen selbst“
      1. Erfassen Sie die Stammdaten für den neuen Arbeitnehmer 
      2. klicken Sie auf „Arbeitnehmerdaten speichern“
      3. Klicken Sie auf den Button „Prüfen & freigeben“
      4. Prüfen Sie alle angegebenen Daten und scrollen Sie an das Ende des Formulars
      5. Bestätigen Sie die Richtigkeit aller Angaben über das dafür vorgesehene Eingabefeld unten links
      6. Schließen Sie den Vorgang über „Daten bestätigen“ ab
      7. Laden Sie den Arbeitsvertrag für den Arbeitnehmer hoch
      8. Klicken Sie auf „Daten übermitteln“