Erfahrt in diesem Artikel, wie die Prozesse rund um die E-Rechnung im kanzlei.land ablaufen
Mit dem E-Rechnungsprozess von kanzlei.land unterstützen wir euch und eure Mandanten bei der strukturierten und effizienten Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen. Der Prozess überzeugt durch maximale Flexibilität: von individuellen Ordnerstrukturen über vielfältige Möglichkeiten zum Beleg-Upload bis hin zur einfachen Visualisierung aller E-Rechnungsformate.
Nutzten eure Mandanten bereits kanzlei.land zur Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen, entsteht keinerlei Umstellungsaufwand für eure Kanzlei – alle Prozesse können wie gewohnt für die E-Rechnung weiterverwendet werden.
Funktionsübersicht
Hintergrund der E-Rechnung
Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland für B2B-Umsätze grundsätzlich verpflichtend. Viele Unternehmen müssen ihre Buchhaltungsprozesse entsprechend anpassen, um E-Rechnungen digital empfangen und medienbruchfrei weiterverarbeiten zu können. kanzlei.land bietet dabei umfassende Unterstützung für Kanzleien und Mandanten, indem die Plattform eine nahtlose Verarbeitung und Übertragung von E-Rechnungen ermöglicht. Ergänzend hierzu unterstützt das kanzlei.land euren Mandanten bei der Prüfung von datenbasierten E-Rechnungen durch die Visualisierung dieser Formate.
Prozessbeschreibung im kanzlei.land
Immer häufiger erhalten Mandanten Rechnungen per E-Mail. Dies wird in Zukunft zusammen mit der Einführung der E-Rechnung noch weiter zunehmen. Für den komfortablen Upload von E-Rechnung durch den Mandanten empfehlen wir aus diesem Grund die Nutzung unserer E-Mail-Schnittstelle. Wird eine E-Mail mit angehängter E-Rechnung an unsere Schnittstelle weitergeleitet, lädt diese den Beleg automatisch ins kanzlei.land hoch. Die Schnittstelle ermöglicht den Upload aller gängigen E-Rechnungsformate wie das XML-Format (z. B. X-Rechnung), das ZUGFeRD-Format sowie weitere Formate. Somit können E-Rechnungen und sonstige Rechnungen automatisiert im kanzlei.land bereitgestellt werden. Einmal eingerichtet, entsteht für den Mandanten kein manueller Aufwand für den Upload von E-Rechnungen.
Zusätzlich zur E-Mail-Schnittstelle können weitere Buchhaltungsbelege über unsere verschiedenen Uploadwege im kanzlei.land bereitgestellt werden. So können Rechnungen direkt über den Browserupload oder über die kostenlose Mandaten-Smartphone-App im kanzlei.land hochgeladen werden. Darüber hinaus kann der Upload durch unsere integrierten Partnerlösungen wie z. B. GetMyInvoices oder Invoicefetcher weiter automatisiert werden, indem Rechnungen aus Online-Portalen wie Amazon, Telekom und anderen automatisch abgerufen und an kanzlei.land übertragen werden.
Alle im kanzlei.land hochgeladenen Belege können so nach den Anforderungen der E-Rechnung medienbruchfrei empfangen werden. Im nächsten Schritt können die Belege automatisch an DATEV Belege Online oder DATEV Unternehmen Online übertragen. Dort stehen sie eurer Kanzlei für die weitere Verarbeitung im Kanzlei-Rechnungswesen zur Verfügung.
So geht ihr vor:
1. Zentrale Rechnungs-E-Mail-Adresse einrichten
Lasst eure Mandanten eine zentrale Rechnungs-E-Mail-Adresse einrichten, an die alle E-Rechnungen ihrer Lieferanten gesendet werden. Um die Übersicht zu wahren, sollten ausschließlich Rechnungen an diese E-Mail-Adresse geschickt werden. Das sorgt auch dafür, dass irrelevante Belege später nicht in eurer Buchhaltung landen.
2. E-Mail-Schnittstelle in kanzlei.land einrichten
Richtet die E-Mail-Schnittstelle für einen gewünschten Rechnungseingang-Ordner in eurem kanzlei.land ein.
3. Automatische Weiterleitung einrichten
Erstellt eine Regel im E-Mail-Programm eures Mandanten, damit eingehende Rechnungen automatisch an die in der E-Mail-Schnittstelle hinterlegte E-Mail-Adresse weitergeleitet werden.
4. Automatischer Upload
Die E-Mail-Schnittstelle lädt die angehängten Rechnungen automatisch in den dafür vorgesehenen Ordner in eurem kanzlei.land hoch.
5. Einsicht der Dokumente
Alle Dokumente eures Mandanten können von euch und euren Mandanten anschließend in der Dokumentenverwaltung eingesehen werden. Die Ordnerstrukturen können hierbei individuell auf die jeweiligen Bedürfnisse eures Mandanten angepasst werden. Datenbasierte E-Rechnungsformate wie die X-Rechnung können in der Dokumentenverwaltung visualisiert werden.
6. Einrichtung DATEV-Schnittstelle
Damit die Belege automatisch und medienbruchfrei an DATEV Belege Online oder DATEV Unternehmen Online übertragen werden können, müsst ihr die DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen Schnittstelle einrichten.