Kanzlei-Mitarbeitende Rechteverwaltung
Erfahrt in diesem Artikel, was die Standort-Rechte im kanzlei.land sind und wie ihr sie nutzt, um Kanzlei-Mitarbeitende gezielt Standorten zuzuweisen und so Zugriffsrechte auf Mandanten strukturiert zu steuern.
Inhaltsübersicht
Mit den Standort-Rechten könnt ihr steuern, welche Mitarbeitenden Zugriff auf Mandanten innerhalb eines Standorts haben. So stellt ihr sicher, dass sensible Informationen nur von berechtigten Personen eingesehen werden können. Ziel der Standort-Rechte ist es, mehr Struktur, Datenschutz und Vertraulichkeit in der Zusammenarbeit zu schaffen, besonders bei mehreren Kanzlei-Standorten und externer Zusammenarbeit mit Freelancern oder Lohnbuchhaltungsbüros.
Voraussetzungen
- Es ist mehr als ein Standort im System angelegt
Hinweis: Die Standortvergabe des Mandats erfolgt entweder im Rahmen der Neuanlage oder kann nachträglich innerhalb des Mandats angepasst werden.
Rollen und Rechte im Überblick
| Rolle | Zugriff auf Mandanten | Mitarbeiter verwalten |
| Kanzlei-Administrator | Alle Standorte | Alle Standorte |
| Standort-Administrator | Nur zugeordnete Standorte | Nur eigene Standorte |
| Normaler Mitarbeiter | Nur zugeordnete Standorte | - |
Wann ist das nützlich?
-
Ihr habt mehrere Kanzlei-Standorte (z. B. Hamburg, München)
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Ihr arbeitet mit externen Partnern (z. B. Baulohn-Rechenzentren)
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Ihr möchtet sicherstellen, dass nur berechtigte Personen bestimmte Mandate einsehen
- Ihr möchtet eure kanzleiinterne Buchhaltung abbilden und diese im System separieren
Um ein Standort-Recht zu vergeben, geht wie folgt vor:
- Navigiere im Menü zu „Mitarbeiter“
- Ihr habt zwei Möglichkeiten:
- Sucht nach dem gewünschten Mitarbeiter und klickt auf „Bearbeiten“
- oder klickt auf „Mitarbeiter hinzufügen“, um einen neuen Mitarbeiter anzulegen
- Im Bearbeitungsfenster findet ihr weiter unten den Bereich „Berechtigungen“
- Wähle aus, ob der Mitarbeiter übergreifende Kanzlei-Administration-Rechte erhalten soll:
- „nein“ → normaler Mitarbeitender
- „ja, Admin Rechte“ → Kanzlei-Admin mit Zugriff auf alle Standorte
- Wenn ihr „nein“ gewählt habt, steht euch die Möglichkeit zur Verfügung, den Zugriff auf Standorte zu definieren
- "Zugriff auf alle Kanzlei-Standorte zulassen“ → Mitarbeitende erhalten Vollzugriff auf alle Standorte (als normale Mitarbeitende)
- „Berechtigungen individuell je Standort setzen“ → Ihr könnt pro Standort bestimmen, ob die Person Zugriff erhält und ob der Zugriff in der Rolle eines normalen Mitarbeitenden oder Standort-Admins erfolgt
- Setze den Haken bei jedem gewünschten Standort. Wählt anschließend im erscheinenden Dropdown-Feld die entsprechende Rolle aus.
- Schließt den Vorgang mit einem Klick auf „Mitarbeiterdaten speichern“ ab.
Hinweis: Bei Mitarbeitenden, die mehreren Standorten zugeordnet sind, wird bei Nachrichten automatisch die Signatur des Standorts verwendet, dem das jeweilige Mandant zugewiesen ist.