Signaturprotokoll

Inhaltsübersicht

Was ist das Signaturprotokoll?

Wann wird das Signaturprotokoll erstellt und wo findet ihr es? 

Aufbau des Signaturprotokolls

Erklärung der einzelnen Angaben

Was ist das Signaturprotokoll?

Das Signaturprotokoll dokumentiert einen abgeschlossenen Unterschriftvorgang und macht diesen im Nachhinein nachvollziehbar. Es zeigt, welche Personen am Vorgang beteiligt waren, welche Dokumente enthalten sind und welche Aktionen im Verlauf des Vorgangs durchgeführt wurden.

Wann wird das Signaturprotokoll erstellt und wo findet ihr es?

Das Signaturprotokoll wird erstellt, sobald alle unterzeichnenden Personen die Dokumente erfolgreich unterschrieben haben. Anschließend findet ihr das Protokoll zusammen mit den unterschriebenen Dokumenten im jeweiligen erledigten Unterschriftvorgang in der Unterschriftsübersicht.

Aufbau des Signaturprotokolls

Das Signaturprotokoll ist in mehrere Bereiche gegliedert:

• Allgemeine Angaben: Hier findet ihr die grundlegenden Informationen zum Unterschriftvorgang, zum Beispiel die Vorgangs-ID, den verwendeten Unterschriftsstandard sowie das Erstellungs-, Abschluss- und Protokolldatum.
• Beteiligte Personen: In diesem Bereich seht ihr, welche Personen am Unterschriftvorgang beteiligt waren und mit welchen Angaben sie im Vorgang hinterlegt sind.
• Beteiligte Dokumente: Hier werden alle Dokumente aufgeführt, die Bestandteil des Unterschriftvorgangs waren.
• Aktivitätenprotokoll: Dieser Bereich zeigt die einzelnen Schritte des Vorgangs in zeitlicher Reihenfolge und macht sichtbar, wer wann welche Aktion durchgeführt hat.

Erklärung der einzelnen Angaben

Allgemeine Angaben

• Signaturvorgangs-ID: Diese ID ist die eindeutige Kennung des Unterschriftvorgangs. Über sie kann der Vorgang im System eindeutig zugeordnet werden.

• E-Signatur-Standard: Dieses Feld zeigt, welche Art von elektronischer Unterschrift für den Vorgang verwendet wurde, zum Beispiel die einfache elektronische Signatur.

• Protokolldatum: Dieses Feld zeigt, wann das Signaturprotokoll erstellt wurde. Das ist nicht immer exakt derselbe Zeitpunkt wie der Abschluss des Vorgangs.

• System: Hier wird angezeigt, in welchem System oder auf welcher Plattform der Unterschriftvorgang durchgeführt wurde. 

Beteiligte Personen

• E-Mail: Dieses Feld zeigt, mit welcher E-Mail-Adresse die jeweilige Person im Unterschriftvorgang hinterlegt war.

• IP-Adresse: Hier wird die IP-Adresse angezeigt, über die die jeweilige Person im Vorgang tätig war. Diese Angabe dient der technischen Nachvollziehbarkeit.

• Rolle: Dieses Feld zeigt, welche Funktion die jeweilige Person im Unterschriftvorgang hatte, zum Beispiel als Unterzeichner:in.

• Organisation: Hier seht ihr, welchem Mandat die jeweilige Person im System zugeordnet ist. Gehört die Person zu eurer Kanzlei, wird der Name eurer Kanzlei angezeigt.

Beteiligte Dokumente

• Dokumenten-ID: Diese ID ist die eindeutige Kennung des jeweiligen Dokuments innerhalb des Unterschriftvorgangs. 

• SHA-256 Hash (Original): Dieser Wert ist der technische Fingerabdruck des ursprünglichen Dokuments vor der Unterschrift. So kann später geprüft werden, ob das Original unverändert war.

• SHA-256 Hash (Final): Dieser Wert ist der technische Fingerabdruck des finalen Dokuments nach Abschluss des Unterschriftvorgangs. So kann geprüft werden, ob das fertige Dokument unverändert ist. 

Aktivitätenprotokoll

• Datum: Dieses Feld zeigt, wann die jeweilige Aktion stattgefunden hat. 

• Akteur: Hier seht ihr, wer die jeweilige Aktion ausgeführt hat. Das kann eine Person oder das System sein.

• Event: Dieses Feld beschreibt, was genau passiert ist, zum Beispiel das Starten des Vorgangs oder das elektronische Unterschreiben eines Dokuments. 

• SHA-256 Prüfsumme: Diese Prüfsumme fasst den gesamten Unterschriftvorgang technisch zusammen. Sie hilft dabei nachzuweisen, dass die im Vorgang enthaltenen Dokumente nicht unbemerkt verändert wurden.