Ergänzende Angaben zur Unterschrift
Erfahrt in diesem Artikel alles über die ergänzenden Angaben in einem Unterschriftenvorgang im kanzlei.land
Inhaltsübersicht
Titel
Vergebt einen aussagekräftigen Titel, damit der Vorgang in der Vorgangs-Übersicht und über die Suchfunktion schnell wiedergefunden werden kann. Der Titel sollte den Inhalt des Vorgangs möglichst eindeutig zusammenfassen.
Der Titel des Unterschriftenvorgangs wird in den E-Mail-Benachrichtigungen angezeigt und sollte daher keine datenschutzwürdigen Inhalte enthalten.
Nachricht
Im Nachrichtenfeld könnt ihr ergänzende Informationen und Hinweise zum Vorgang hinterlegen. Anders als der Titel wird die Nachricht nur innerhalb des Vorgangs angezeigt und kann ebenfalls über die Suchfunktion in der Vorgangs-Übersicht gefunden werden.
Nutzt das Nachrichtenfeld beispielsweise, um auf etwaige Nachzahlung oder Guthaben zur Einkommensteuer hinzuweisen, den weiteren Ablauf zu erläutern oder auf beigefügte Unterlagen wie Merkblätter, Vollmachten oder sonstige Dokumente aufmerksam zu machen.
Art der Unterschrift
Wählt für jeden Vorgang die Signaturart, die dem erforderlichen Sicherheits- und Nachweisniveau entspricht. Die Auswahl bestimmt, wie die Identität der unterzeichnenden Person abgesichert wird und wie belastbar der Nachweis einer Unterzeichnung ist.
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Einfache elektronische Signatur (EES)
Die einfache elektronische Signatur eignet sich für Dokumente und Vorgänge ohne gesetzlich vorgeschriebene Schriftform sowie für Sachverhalte mit geringem Risiko. Sie ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Unterzeichnung, ohne dass eine zusätzliche Identitätsprüfung erforderlich ist.
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Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Die fortgeschrittene elektronische Signatur eignet sich für Vorgänge mit einem erhöhten Sicherheits- und Nachweisbedarf. Zusätzlich zur Signatur wird die Unterzeichnung durch einen per E-Mail übermittelten Bestätigungscode abgesichert. Dadurch wird geprüft, dass die unterzeichnende Person Zugriff auf die für den Vorgang hinterlegte E-Mail-Adresse hat.
Hinweis: Prüft vor der Auswahl, ob für das jeweilige Dokument besondere rechtliche Formvorschriften gelten. Bei Dokumenten, für die gesetzlich die Schriftform vorgeschrieben ist, kann gegebenenfalls eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine handschriftliche Unterschrift erforderlich sein.