Erfahrt in diesem Artikel, was das Aufgaben-Tool im kanzlei.land ist und wie ihr es nutzt
Mit dem Aufgaben-Tool könnt ihr und eure Mandanten gezielt Aufgaben zur strukturierten Bearbeitung untereinander bereitstellen. Alle erstellten Aufgaben werden im jeweiligen Mandat unter dem Menüpunkt „Aufgaben“ angezeigt. Ziel des Aufgaben-Tools ist es, eine einfache Übersicht über alle Aufgaben für euch und eure Mandanten zu schaffen.
Inhaltsübersicht
Aufgabenübersicht
Alle Aufgaben werden unter dem Menüpunkt „Aufgaben“ in einer tabellarischen Übersicht innerhalb des Mandats angezeigt. Diese Darstellung schafft Transparenz und ermöglicht eine einfache Navigation durch offene, erledigte sowie anstehende Aufgaben. Über die Filter- und Sortierfunktion hat jeder Nutzer die Möglichkeit, die Aufgaben nach den eigenen Bedürfnissen zu strukturieren. Alle vorgenommenen Filtereinstellungen bleiben beim nächsten Öffnen der Aufgabenübersicht bestehen.
Neben der mandatsbezogenen Aufgabenübersicht bietet das Aufgaben-Tool auf der Startseite auch eine mandatsübergreifende Darstellung aller Aufgaben der Kanzlei. Dadurch können alle Aufgaben übersichtlich erfasst und individuell gefiltert werden.
Aufgaben erstellen
Sowohl Kanzlei-Mitarbeiter als auch Mandanten können sich gegenseitig Aufgaben einstellen. Darüberhinaus haben Kanzlei-Mitarbeiter die Möglichkeit, sich intern Aufgaben zuzuweisen, während Mandanten innerhalb ihres eigenen Mandats ebenfalls Aufgaben untereinander erstellen und verwalten können. Die Funktion ist standardmäßig für Mandanten aktiviert und kann bei Bedarf individuell deaktiviert werden.
Um eine Aufgabe zu erstellen, geht wie folgt vor:
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Navigiert in das gewünschte Mandat
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Wählt den Menüpunkt „Aufgaben“
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Klickt auf „Neue Aufgabe“
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Füllt die erforderlichen Felder aus:
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Titel
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Beschreibung
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Leistungsbereich
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Zeitraum
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Frist (optional)
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Mitwirkende (optional)
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Beobachter (optional)
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Dateien (optional)
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Schließt die Erstellung mit „Speichern“ ab
Zusammenarbeit mit Mandanten
Alle Mitarbeiter und Mandanten können die Aufgaben für eine zielführende Zusammenarbeit wie folgt nutzen.
Ihr und eure Mandanten könnt Aufgaben direkt aufrufen, Dokumente innerhalb der Aufgabe bereitstellen bzw. anfordern und über die Kommentarfunktion miteinander kommunizieren. Über den Button „Aufgabe abschließen“ wird die Aufgabe final abgeschlossen.
Über die obigen Aktivitäten innerhalb einer Aufgabe werden alle beteiligten Personen per E-Mail-Benachrichtigung informiert.
Fristenmanagement
Das System benachrichtigt automatisch per E-Mail, wenn die Frist einer Aufgabe ausläuft. So können alle Beteiligten rechtzeitig handeln.
Um Fristen besser zu erkennen und die Dringlichkeit von Aufgaben auf einen Blick zu erfassen, werden diese in der Übersicht farblich markiert.
Nachvollziehbarkeit
Abgeschlossene Aufgaben sind in der Aufgabenübersicht grün markiert und mit einem Haken versehen, um sie visuell von offenen Aufgaben abzugrenzen. Trotz des Abschlusses bleiben sie weiterhin sichtbar, einschließlich ihres ursprünglichen Fälligkeitsdatums und dem Datum der Erledigung. Hierdurch wird eine vollständige Transparenz über den Bearbeitungsverlauf gewährleistet. Bei Bedarf können Kanzlei-Mitarbeiter abgeschlossene Aufgaben erneut öffnen, um sie nochmals den Mandanten zur Bearbeitung bereitzustellen.
