Was ist das Aufgabenmodul im kanzlei.land?

Über das Aufgabenmodul können Sie Ihren Mandanten gezielt Aufgaben zur strukturierten Bearbeitung bereitstellen. Alle so erstellten Aufgaben werden Ihnen und Ihren Mandanten über den Menüpunkt „Aufgaben“ in tabellarischer Form angezeigt. Das Ziel ist, eine einfache Übersicht für Sie und Ihre Mandanten über alle noch offenen Punkte zu schaffen.

Aufgaben können derzeit nur von Kanzlei-MitarbeiterInnen an die Mandanten gestellt werden.

Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

1. Navigieren Sie in das gewünschte Mandat
2. Gehen Sie links auf den Menüpunkt „Aufgaben“
3. Klicken Sie auf „Neue Aufgabe erstellen“
4. In dem sich nun öffnenden Fenster hinterlegen Sie alle relevanten Informationen: 
   1. Titel der Aufgabe
   2. betreffender Bereich
   3. betreffender Zeitraum
   4. Erlediger (Benutzer auf Mandantenseite)
   5. Beschreibung der Aufgabe (optional)
   6. Zur Kenntnis (Benutzer auf Mandantenseite ohne Bearbeitungsmöglichkeit) (optional)
   7. Frist (optional) 
   8. Dateien anhängen (optional) 
5. Schließen Sie den Vorgang mit Klick auf „Aufgabe erstellen“ ab

Bei jeder Aktivität innerhalb einer Aufgabe (erstellen, schließen, erneut öffnen) erhält der Erlediger sowie alle zur Kenntnis hinterlegten Benutzer eine E-Mail-Benachrichtigung.

Der Mandant hat nun die Möglichkeit, die Aufgabe aufzurufen, Dokumente direkt in der Aufgabe bereitzustellen und über die Kommentarfunktion innerhalb der Aufgabe zu antworten. Über den Button „Aufgabe abschließen“ wird die Aufgabe final abgeschlossen und der Ersteller der Aufgabe per E-Mail benachrichtigt.

Wurde eine Aufgabe mit einer Frist versehen und diese verstreicht, wird die Aufgabe als „ÜBERFÄLLIG“ in der Aufgabenübersicht rot markiert.

Bereits abgeschlossene Aufgaben können jederzeit eingesehen werden, in dem Sie rechts oben über den Button „Filter“ den Haken bei „Auch erledigte Aufgaben anzeigen“ setzen. Hierüber können auch bereits erledigte Aufgaben erneut geöffnet werden.

Hinweis: Eine bestehende Aufgabe zu bearbeiten oder nach Abschluss erneut zu öffnen, ist nur durch Kanzlei-MitarbeiterInnen möglich.