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Beteiligte bei Start auf Kanzleiseite
Allgemeines zu Beteiligten
Ein Unterschriftvorgang kann sowohl auf Kanzleiseite als auch auf Mandantenseite angestoßen werden. Je nachdem, von welcher Seite der Vorgang erstellt wird, stehen unterschiedliche Beteiligte zur Auswahl.
Grundsätzlich gilt:
- Auf Kanzleiseite ist die Auswahl der Kanzlei-Mitarbeitenden umfangreicher, da diese kanzlei- bzw. standortübergreifend erfolgen kann.
- Auf Mandantenseite ist die Auswahl eingeschränkter und bezieht sich auf die im Mandat hinterlegten Benutzer:innen sowie die zuständigen Ansprechpartner:innen der Kanzlei
So wird sichergestellt, dass auf Mandantenseite nur die für das jeweilige Mandat relevanten Personen in den Unterschriftvorgang eingebunden werden können.
Beteiligte bei Start auf Kanzleiseite
Wird der Unterschriftvorgang auf Kanzleiseite angestoßen, können als Beteiligte:
- alle im jeweiligen Mandat hinterlegten Benutzer:innen auf Mandantenseite und
- alle Kanzlei-Mitarbeitenden unter Berücksichtigung der Mitarbeiter Rechteverwaltung
ausgewählt werden. Die Auswahl der beteiligten Personen ist dabei über eine Suche möglich. Dadurch kann die Kanzlei sowohl die beteiligten Mandantenbenutzer:innen als auch die eigenen Mitarbeitenden flexibel in den Vorgang einbinden.
Beteiligte bei Start auf Mandantenseite
Wird der Unterschriftvorgang auf Mandantenseite angestoßen, können als Beteiligte:
- nur die im Mandat hinterlegten Benutzer:innen auf Mandantenseite sowie
- die Kanzlei-Mitarbeitenden, die an diesem Mandat beteiligt sind, also die als Ansprechpartner:innen hinterlegt sind,
ausgewählt werden. Eine freie kanzleiübergreifende Auswahl aller Kanzlei-Mitarbeitenden ist auf Mandantenseite nicht möglich.
Unterschrift oder Kenntnisnahme
Für jede beteiligte Person wird festgelegt, ob sie den Vorgang unterschreiben soll oder ob sie ihn nur zur Kenntnisnahme erhält.
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Unterschreibende: Beteiligte, die zur Unterschrift vorgesehen sind, müssen den Vorgang aktiv bearbeiten. Für diese Personen können die entsprechenden Unterschriftfelder auf den Dokumenten gesetzt.
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Kenntnisnehmende: Beteiligte, die den Vorgang nur zur Kenntnisnahme erhalten, werden über den Unterschriftvorgang informiert, müssen jedoch keine Unterschrift leisten. Sie können den Vorgang im System einsehen.
