Unterschriften-Vorgang anlegen
Erfahrt in diesem Artikel, wie ihr einen neuen Unterschriftenvorgang im kanzlei.land anlegt.
Inhaltsübersicht
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Mit der Unterschriftslösung könnt ihr Dokumente digital zur Unterschrift anfordern und den gesamten Vorgang zentral im kanzlei.land verwalten. Dabei können sowohl Kanzlei-Mitarbeitende als auch Mandant:innen einen Vorgang starten.
Innerhalb eines Vorgangs lassen sich unterschiedliche Beteiligte hinzufügen. Diese können entweder zur Unterschrift aufgefordert oder zur Kenntnis gesetzt werden.
Je Vorgang können mehrere Dokumente hinzugefügt, Unterschriftsfelder gesetzt und der aktuelle Bearbeitungsstand jederzeit nachvollzogen werden.
Um eine Unterschriften-Vorgang direkt in einem Mandat anzulegen, geht wie folgt vor:
Hinweis: Ihr könnt die Erstellung des Unterschriften-Vorgangs jederzeit unterbrechen. Alle vorgenommen Einstellungen werden als Entwurf beibehalten.
- Öffnet das gewünschte Mandat
- Navigiert zum Menüpunkt „Unterschriften“
- Klickt auf „Unterschriftenvorgang anlegen“
- Ihr befindet euch nun im Schritt-für-Schritt-Assistenten zur Erstellung eines Unterschriftenvorgangs
- Wählt die am Vorgang beteiligten Personen aus
- Fügt die Dokumente zum Vorgang hinzu
- Optional: Setzt die Unterschriftsfelder an den Stellen im Dokument, an denen die sichtbaren Unterschriften später erscheinen sollen. Wenn ihr keine Unterschriftsfelder setzen möchtet, überspringt diesen Schritt
- Vergebt einen aussagekräftigen Titel für den Unterschriftenvorgang und ergänzt bei Bedarf eine Nachricht zum Vorgang
- Prüft den Vorgang in der Zusammenfassung und startet ihn mit einem Klick auf „Unterschriften jetzt anfordern“
- Fertig! Die beteiligten Personen werden anschließend automatisch vom System benachrichtigt
Hinweis: Nach dem Klick auf „Unterschriften jetzt anfordern“ werden alle beteiligten Personen automatisch über den erstellten Unterschriftenvorgang benachrichtigt.
Alle unterschreibenden Personen erhalten außerdem regelmäßige Erinnerungen, bis die Unterschrift abgegeben wurde.
Um eine Unterschriften-Vorgang mandatsübergreifend anzulegen, geht wie folgt vor:
- Navigiert in der Hauptnavigation zum Menüpunkt „Unterschriften“
- Klickt auf „Unterschriftenvorgang anlegen“
- Wählt das gewünschte Mandat aus
- Ihr befindet euch nun im Schritt-für-Schritt-Assistenten zur Erstellung eines Unterschriftenvorgangs
- Wählt die am Vorgang beteiligten Personen aus
- Fügt die Dokumente zum Vorgang hinzu
- Optional: Setzt die Unterschriftsfelder an den Stellen im Dokument, an denen die sichtbaren Unterschriften später erscheinen sollen. Wenn ihr keine Unterschriftsfelder setzen möchtet, überspringt diesen Schritt
- Vergebt einen aussagekräftigen Titel für den Unterschriftenvorgang und ergänzt bei Bedarf eine Nachricht zum Vorgang
- Prüft den Vorgang in der Zusammenfassung und startet ihn mit einem Klick auf „Unterschriften jetzt anfordern“
- Fertig! Die beteiligten Personen werden anschließend automatisch vom System benachrichtigt