Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie die Dokumenten-Verwaltung im kanzlei.land nutzen.
Über den Menüpunkt „Dokumente“ in der Navigationsleiste auf Mandants-Ebene haben Sie Zugriff auf alle Dokumente, die vom Mandanten oder der Kanzlei hochgeladen wurden.
Beim Aufruf des Menüpunkts „Dokumente“ wird Ihnen zuerst der Verlauf angezeigt. Hier bekommen Sie einen schnellen Überblick, über die zuletzt hochgeladenen Dokumente mit den dazugehörigen Nachrichten und Kommentaren.
Über die Schaltfläche „Download Historie“ ist einsehbar, welcher Nutzer zu welchem Zeitpunkt Belege aus dem kanzlei.land heruntergeladen hat.
Auf der linken Seite des Fensters finden Sie die Ordnerstrukturen des Mandats. Hier können Sie die verschiedenen Bereiche (Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, etc.) selektieren, um sich nur die Dokumente anzeigen zu lassen, die für Sie jeweils relevant sind.
Kanzlei-MitarbeiterInnen können über den Dokumentenstatus links neben dem Dateinamen einsehen, ob es sich um ein neues Dokument handelt (rot), es bereits herunterladen (grün) oder über die DATEV-Schnittstelle (DATEV-Icon) weitergeleitet wurde.
Zusätzlich können Sie die Filter im oberen Bereich des Bildschirms nutzen, um Dokumente nach Eigenschaften (z. B. nur neue Belege) zu selektieren.
Einzelne Dokumente können über das Drei-Punkt-Menü auf der rechten Seite des Bildschirms verwaltet werden. Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:
- das Dokument anschauen
- das Dokument mit einer bestehenden oder neu erstellten Aufgabe verknüpfen
- Kommentare zum Dokument erfassen
- das Dokument herunterladen
- Eigenschaften des Dokuments bearbeiten
- DATEV-Status des Dokuments zurücksetzen (sofern die DATEV-Schnittstelle im Mandat aktiviert ist)
- das Dokument löschen
Mithilfe der Auswahlkästchen können Sie mehrere oder alle Dokumente markieren und anschließend über die Schaltflächen am unteren Bildschirmrand verwalten. Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Dateien herunterladen
- Dateien verschieben (innerhalb der Ordnerstrukturen des Mandats auf Kanzlei- oder Mandantenseite)
- Als ungelesen markieren (nur in Mandantenordnern)
- Als gelesen markieren (nur in Mandantenordnern)
- Aufgabe verknüpfen
- DATEV-Status zurücksetzen (sofern die DATEV Schnittstelle im Mandat aktiviert ist)
- Dateien löschen
Hinweis: Dokumente, die über diesen Weg gesammelt heruntergeladen werden, erhalten Sie als .zip-Archiv bereitgestellt.
Über den Menüpunkt „Dokumentenupload“ in der Navigationsleiste haben Sie die Möglichkeit, neue Dokumente hochzuladen. Als KanzleimitarbeiterIn können Sie nun auswählen, ob Sie Dokumente in die Kanzlei- oder Mandantenordner hochladen. Nach der Auswahl der Kategorie und des Zeitraums können jetzt ein oder mehrere Dokumente per „Drag'n'Drop“ oder über die Schaltfläche „Durchsuchen“ per Datei-Explorer in das kanzlei.land hochgeladen werden.