Inhaltsübersicht
Über den Menüpunkt „Dokumente“ in der Navigationsleiste auf Mandants-Ebene habt ihr Zugriff auf alle Dokumente, die vom Mandanten oder der Kanzlei hochgeladen wurden.
Über den Menüpunkt „Dokumentenupload“ in der Navigationsleiste habt ihr die Möglichkeit, neue Dokumente hochzuladen. Als Kanzlei-Mitarbeitende könnt ihr auswählen, ob ihr Dokumente in die Kanzlei- oder Mandantenordner hochladen möchtet. Nach der Auswahl der Kategorie und des Zeitraums könnt ihr ein oder mehrere Dokumente per Drag’n’Drop oder über die Schaltfläche „Durchsuchen“ per Datei-Explorer in das kanzlei.land hochladen.
Tipp: Neben dem manuellen Upload in der Plattform bietet das kanzlei.land zusätzlich die Möglichkeit, Dokumente per E-Mail direkt in einen Ordner im kanzlei.land zu übermitteln. Hier findet ihr alle Informationen zur E-Mail-Schnittstelle.
Tipp: Darüber hinaus können eure Mandanten die Schnittstellen zu getMyInvoices oder invoicefetcher nutzen, um die Bereitstellung von Belegen und Dokumenten noch weiter zu automatisieren. Durch die Anbindung dieser Dienste werden Eingangsrechnungen und andere relevante Unterlagen automatisch in kanzlei.land übertragen.
Aufbau der Dokumentenverwaltung
Beim Aufruf des Menüpunkts „Dokumente“ wird euch zuerst der Verlauf angezeigt. Hier bekommt ihr einen schnellen Überblick über die zuletzt hochgeladenen Dokumente mit den dazugehörigen Nachrichten und Kommentaren.
Über die Schaltfläche „Download Historie“ könnt ihr einsehen, welcher Nutzer zu welchem Zeitpunkt Belege aus dem kanzlei.land heruntergeladen hat.
Auf der linken Seite des Fensters findet ihr die Ordnerstrukturen des Mandats. Hier könnt ihr die verschiedenen Bereiche (Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung etc.) auswählen, um euch nur die Dokumente anzeigen zu lassen, die jeweils für euch relevant sind.
Tipp: Im kanzlei.land könnt ihr für jedes Mandat individuelle Ordnerstrukturen hinterlegen. So lassen sich die Abläufe gezielt auf eure Kanzlei und die Anforderungen eurer Mandanten abstimmen. Alle Informationen dazu findet ihr hier.
Mit der Ordnerverwaltung im kanzlei.land könnt ihr zusätzlich kanzleiweite Ordnervorlagen anlegen. Diese Vorlagen ermöglichen es euch, standardisierte und gleichzeitig individuelle Ordnerstrukturen zu definieren, abgestimmt auf eure Kanzlei und eure Mandanten. So spart ihr Zeit bei der Anlage neuer Mandate und sorgt für einheitliche, nachvollziehbare Strukturen.
Zusätzlich könnt ihr die Filter im oberen Bereich des Bildschirms nutzen, um Dokumente nach Eigenschaften (z. B. nur neue Belege) zu selektieren.
Dokumenten-Status
Kanzlei-Mitarbeitende können den Dokumenten-Status links neben dem Dateinamen erkennen:
| neues Dokument 
| Dokument wurde heruntergeladen
| Dokument wurde über eine DATEV-Schnittstelle übertragen
| Dokument konnte nicht über die DATEV-Schnittstelle übertragen werden
Tipp: Wenn ihr mit der Maus über das DATEV-Icon hovert, könnt ihr sehen, wann und über welche Schnittstelle ein Dokument übertragen wurde.
Außerdem wird euch angezeigt, warum ein Dokument nicht erfolgreich übertragen werden konnte. Um fehlerhafte Schnittstellen zu identifizieren nutzt die DATEV-Datenservice-Übersicht.
Einzelne Dokumente verwalten
Einzelne Dokumente könnt ihr über das Drei-Punkt-Menü auf der rechten Seite des Bildschirms verwalten. Hier habt ihr folgende Möglichkeiten:
- das Dokument anschauen
- das Dokument mit einer bestehenden oder neu erstellten Aufgabe verknüpfen
- Kommentare zum Dokument erfassen
- das Dokument herunterladen
- Eigenschaften des Dokuments bearbeiten
- den DATEV-Status des Dokuments zurücksetzen (sofern die DATEV-Schnittstelle im Mandat aktiviert ist)
- das Dokument löschen
Mehrere Dokumente verwalten
Mithilfe der Auswahlkästchen könnt ihr mehrere oder alle Dokumente markieren und anschließend über die Bearbeitungsleiste am oberen Bildschirmrand verwalten. Hier habt ihr folgende Möglichkeiten:
- Dateien herunterladen
- Dateien verschieben (innerhalb der Ordnerstrukturen des Mandats auf Kanzlei- oder Mandantenseite)
- Als ungelesen markieren (nur in Mandantenordnern)
- Als gelesen markieren (nur in Mandantenordnern)
- Aufgaben verknüpfen
- DATEV-Status zurücksetzen (sofern die DATEV-Schnittstelle im Mandat aktiviert ist)
- Dateien löschen
Hinweis: Dokumente, die ihr über diesen Weg gesammelt herunterladet, werden euch als .zip-Archiv bereitgestellt.