Inhaltsübersicht
Über den Menüpunkt „Dokumente“ in der Navigationsleiste auf Mandants-Ebene habt ihr Zugriff auf alle Dokumente, die vom Mandanten oder der Kanzlei hochgeladen wurden.
Über den Menüpunkt „Dokumentenupload“ in der Navigationsleiste habt ihr die Möglichkeit, neue Dokumente hochzuladen. Als Kanzlei-Mitarbeitende könnt ihr auswählen, ob ihr Dokumente in die Kanzlei- oder Mandantenordner hochladen möchtet. Nach der Auswahl der Kategorie und des Zeitraums könnt ihr ein oder mehrere Dokumente per Drag’n’Drop oder über die Schaltfläche „Durchsuchen“ per Datei-Explorer in das kanzlei.land hochladen.
Aufbau der Dokumentenverwaltung
Beim Aufruf des Menüpunkts „Dokumente“ wird euch zuerst der Verlauf angezeigt. Hier bekommt ihr einen schnellen Überblick über die zuletzt hochgeladenen Dokumente mit den dazugehörigen Nachrichten und Kommentaren.
Über die Schaltfläche „Download Historie“ könnt ihr einsehen, welcher Nutzer zu welchem Zeitpunkt Belege aus dem kanzlei.land heruntergeladen hat.
Auf der linken Seite des Fensters findet ihr die Ordnerstrukturen des Mandats. Hier könnt ihr die verschiedenen Bereiche (Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung etc.) auswählen, um euch nur die Dokumente anzeigen zu lassen, die jeweils für euch relevant sind.
Zusätzlich könnt ihr die Filter im oberen Bereich des Bildschirms nutzen, um Dokumente nach Eigenschaften (z. B. nur neue Belege) zu selektieren.
Dokumenten-Status
Kanzlei-Mitarbeitende können über den Dokumenten-Status links neben dem Dateinamen erkennen, ob es sich um
| neues Dokument 
| Dokument wurde heruntergeladen
| Dokument wurde über eine DATEV-Schnittstelle übertragen
| Dokument konnte nicht über die DATEV-Schnittstelle übertragen werden
Tipp: Wenn ihr mit der Maus über das DATEV-Icon hovert, könnt ihr sehen, wann und über welche Schnittstelle ein Dokument übertragen wurde.
Außerdem wird euch angezeigt, warum ein Dokument nicht erfolgreich übertragen werden konnte. Um fehlerhafte Schnittstellen zu identifizieren nutzt die DATEV-Datenservice-Übersicht.
Einzelne Dokumente verwalten
Einzelne Dokumente könnt ihr über das Drei-Punkt-Menü auf der rechten Seite des Bildschirms verwalten. Hier habt ihr folgende Möglichkeiten:
- das Dokument anschauen
- das Dokument mit einer bestehenden oder neu erstellten Aufgabe verknüpfen
- Kommentare zum Dokument erfassen
- das Dokument herunterladen
- Eigenschaften des Dokuments bearbeiten
- den DATEV-Status des Dokuments zurücksetzen (sofern die DATEV-Schnittstelle im Mandat aktiviert ist)
- das Dokument löschen
Mehrere Dokumente verwalten
Mithilfe der Auswahlkästchen könnt ihr mehrere oder alle Dokumente markieren und anschließend über die Bearbeitungsleiste am oberen Bildschirmrand verwalten. Hier habt ihr folgende Möglichkeiten:
- Dateien herunterladen
- Dateien verschieben (innerhalb der Ordnerstrukturen des Mandats auf Kanzlei- oder Mandantenseite)
- Als ungelesen markieren (nur in Mandantenordnern)
- Als gelesen markieren (nur in Mandantenordnern)
- Aufgaben verknüpfen
- DATEV-Status zurücksetzen (sofern die DATEV-Schnittstelle im Mandat aktiviert ist)
- Dateien löschen
Hinweis: Dokumente, die ihr über diesen Weg gesammelt herunterladet, werden euch als .zip-Archiv bereitgestellt.