Wie nutze ich den Rückfragen-Import im kanzlei.land?

Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie den Rückfragen-Import im kanzlei.land nutzen.

Im Modul Finanzbuchhaltung haben Sie die Möglichkeit, Ihre Rückfragen direkt aus einem DATEV-Konto heraus (z. B. #1590, #1370) zu importieren. Im Rahmen dieses Rückfragen-Imports werden zu den noch offenen Buchungsposten automatisch einzelne Aufgaben im kanzlei.land erstellt, die anschließend von Ihren Mandanten strukturiert abgearbeitet werden können. Dokumente, die von Ihren Mandanten im Rahmen einer Aufgabe bereitgestellt werden, landen in der Ordnerstruktur des Mandats und werden bei aktivierter DATEV Schnittstelle automatisiert an den entsprechenden DATEV Belege online oder DATEV Unternehmen online Bestand weitergeleitet.

Voraussetzungen

  • Das Modul Finanzbuchhaltung ist für das Mandat aktiviert
  • Für die Nutzung des Rückfragen-Imports ist es notwendig, dass bereits bei der Erstellung der Finanzbuchführung möglichst aussagekräftige Buchungstexte genutzt werden (z. B. „Beleg Amazon fehlt“)
Ablauf
  1. Exportieren Sie das gewünschte DATEV-Konto, in dem Sie in Kanzlei-Rechnungswesen über → rechte Maustaste → Exportieren → im Excel-Format auswählen
  2. Speichern Sie die nun erstellte Excel-Datei als .CSV (Trennzeichen-getrennt) ab
  3. Öffnen Sie das entsprechende Mandat im kanzlei.land
  4. Navigieren Sie in den Menüpunkt „Finanzbuchhaltung“
  5. Hier klicken Sie oben links auf den Button „Rückfragen importieren“
  6. Über den Button „Durchsuchen“ wählen Sie nun die zuvor abgespeicherte .CSV-Datei aus
  7. Mit Klick auf „Weiter“ werden Ihnen alle zu importierenden Buchungsposten angezeigt
  8. Selektieren Sie nun auf der linken Seite einzelne oder direkt alle Aufgaben, um diese einem „Zeitraum“ sowie einem Benutzer auf Mandantenseite zuzuordnen
  9. Darüber hinaus haben Sie optional folgende Möglichkeiten:
    1. über das Feld „Zur Kenntnis“ können weitere Benutzer auf Mandantenseite über die Aufgaben informiert werden
    2. über das Feld „Frist“ können Sie bei Bedarf eine Frist hinterlegen, bis wann eine Aufgabe erledigt werden soll (sofern die Frist verstreicht, wird die Aufgabe mit „ÜBERFÄLLIG“ in der Aufgabenübersicht rot markiert)
  10. Abschließend gehen Sie unten rechts auf „Aufgaben erstellen“, um Ihren Mandanten die Rückfragen bereitzustellen. Die Mandanten werden nach der Erstellung von Aufgaben über den Rückfragen-Import per E-Mail benachrichtigt.

Hinweis: Wenn Sie im Folgemonat erneut einen Rückfragen-Import starten, erkennt das kanzlei.land bereits importierte Buchungsposten und erstellt diese nicht erneut. Ebenso erkennt das kanzlei.land bereits ausgebuchte Positionen auf dem Konto, sodass nur aktuell noch offene Rückfragen importiert werden.